2）管理委託契約書と重要事項説明書
現在は管理組合と管理会社の契約は1年ごとの更新制となっていて、自動更新は原則的に認められていません。
管理組合は次年度もその管理会社に管理業務を任せるつもりなら、契約終了日の3ヶ月前までに管理会社に契約更新の意思を示します。
契約更新の意向を受けた管理会社は、管理委託契約を結ぶ前に、委託契約のポイントを「重要事項説明書」という書面にまとめて、区分所有者全員に交付し説明会を開かなければなりません。
ただし、管理委託契約書の交付義務を怠った際には、管理会社に対して20万円の罰金が科せられますが、重要事項説明書の交付には法律的な罰則規定はありません。
ですから、契約更新の意思を示したのに、管理会社が重要事項説明書をなかなか出してこない場合は、管理組合側から強く請求する必要があります。
管理会社の更新は、通常定期総会の決議（普通決議）で決定・承認されます。
管理組合は、総会までに重要事項説明と管理委託契約書をじっくり吟味して、管理上の不備はないか、管理組合にとって契約上不利な条件はないか、などを詳細に検討します。
その際には、国土交通省が発表している「マンション標準管理委託契約書」を参考にし、管理会社が出してきた契約書案と標準管理委託契約書をよく見比べて、管理組合の実情に合った契約となるよう管理会社に積極的に要求していきましょう。
⇒マンション管理資料集
管理委託契約書では特に以下の点をチェックしておきましょう。
| ① | 「管理事務の内容および実施方法」で、条文および別表等で管理業務の内容や範囲が明記されているか。詳細については委託業務仕様書（別紙）に漏れや余分なものがなく記されているか。 |
| ② | 「再委託」で第三者に業務を再委託する場合の、業務の責任所在が明らかであるか。 |
| ③ | 「管理事務に要する費用の負担および支払方法」で、定額委託業務費（管理委託費）の金額だけでなく、その具体的な内訳が別紙の仕様書等に明記されているか。 |
| ④ | 「使用者責任」で、管理業務に関する事故等の責任所在や賠償責任の範囲がはっきりしているか（免責条項も確認）。 |
| ⑤ | 「契約の解除」で、契約の更新、解除に関する手続きの方法や期間などが、標準管理委託契約書に準ずる内容で明記してあるか（自動更新はありえない）。 |
| ⑥ | マンションにおける滅失、毀損、瑕疵等があった場合の通知義務の定めはあるか。 |
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