4）総会の準備
定期総会は管理組合の年に１度の最大のイベントなので、多くの準備作業が必要になります。
総会で話し合う議題については、できれば総会の3ヶ月くらい前から理事会で検討していきます。
議案が決定したら、総会議案書を作成します。
総会議案書とは、総会で話し合われる内容とその説明を記した書類です。
議案書には、総会の開催日時や場所を明記し、議案に関する資料等を添付します。
総会はこの議案書に沿って進行され、議案書に書かれていない内容については原則的に決議することはできません。
定期総会の性格上、議案書の原案はマンション管理会社に作成を依頼することが多いです。
しかし、管理会社に任せきりにするのではなく、理事会で自分たちのマンションの実状や問題点、管理組合の資産状況等をきちんと把握しておき、不十分なところがあれば理事会側で訂正するか、管理会社に作り直させる必要があります。
総会の準備には、議案書以外にも開催通知書（案内）、出席票、委任状、議決権行使書などを作成し用意します。
そして総会開催日の2週間前までには、全組合員にこれらを配布して総会の通知をします。
さらに、掲示板などにも大きく総会開催を知らせる案内を掲示します。
もちろん総会会場は延長時間も見込んで、余裕を持って押さえておきます。
全組合員に総会開催の通知をした後は、出席票などの提出状況を毎日チェックしながら、遅れている組合員には督促をおこなうなど、参加者をできるだけ増やすための努力をしなければなりません。
なお、臨時総会の場合は、準備に時間をかけることは不可能なので、理事会で承認が得られれば総会の5日前までに開催を通知すればいいことになっています（議案書は作成しない）。
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