2）理事会の運営
理事会は、定期的理事会を毎月1回は開くのが望ましいです。
特に議題や問題がなくても、毎月の管理費・修繕積立金の納入状況を把握したり、マンション管理会社から業務・会計報告を受けることなどは大切です（管理会社の担当者《フロントマンなど》に理事会に参加してもらうようにしましょう）。
また、住民からクレームや要望が発生した場合、長い間放置しておくわけにはいきません。
こういう理由から、定期理事会を月1回開催し、もし緊急に解決しなければならない問題等が生じたときは、臨時理事会を別途設けるなど柔軟に対応してください。
定期理事会は理事長が開催の2週間くらい前に各理事に通知して召集します。
理事会は、標準管理規約においては理事の過半数が出席すれば開催することができるとされていますが、できれば全員出席が望ましいのは言うまでもありません。
また、理事だけでなく監事にもオブザーバーとして参加してもらいます。
（⇒理事のメンバーと任期）
さらに、議題にクレームや提案事項への対応があるときは、そのクレームや提案を出した住民本人にも参加してもらうといいでしょう。
したがって、理事会はなるべく皆が参加しやすい週末や平日の夜間等に設定します。
なお、そのマンション管理規約によって、「理事が理事会にどうしても出席できないときは、代理人を立てることができる」としておけば、理事の代理人の理事会への参加を認めることができます。
ただしその場合、代理人になれるのは理事の配偶者や親か子（20歳以上）に限る等の制限を加え、代理人出席が認められるのは病気や事故などやむを得ない事情に限り、さらに委任状の提出を義務付けるなどの条件を設定しておくべきです。
理事会の時間は、議題の数などによって変わってきますが、長くても3時間以内で終わらせるようにしましょう。
場所は集会室があればそこを押さえておき、集会室が無ければ近くの会議室などを利用します。
定期理事会では、あらかじめ議題を決めておき、参加する理事に事前に通知しておくのが普通です。
そして重要な報告事項や議題から話しを進め、話し合ったことは記録して後で議事録を作成します。
議事録に記載する事項は大体次の通りです。
| ① | 議事録の作成年月日 |
| ② | 議事録の表題（第○○期 第□回定期理事会 議事録） |
| ③ | 開催日時・場所・出席者 |
| ④ | 議事（話し合ったことを順序通りに記す。各議題のタイトルおよび内容のポイントを簡潔に箇条書きにする） |
| ⑤ | 次回の理事会予定日・場所 |
| ⑥ | 理事長および出席理事2名による署名と捺印（記録された内容に相違が無いことを証明するため） |
理事会では、最後に次回の理事会の予定日を決めておきます。
そして、理事長は予定日の2週間くらい前に、あらためて各理事および監事、管理会社の担当者などに理事会の日時と場所を通知し、出欠を確認します。
そして、管理会社の担当者などと議事や報告資料等について打ち合わせをしておき、前回の議事録を理事全員に配布できるよう準備しておきます。
なお、大規模修繕工事や総会の前など、定期理事会の時間内だけでは解決しきれない議題や問題がある場合には、理事長の判断で臨時理事会を随時招集します。
【カテゴリ内記事一覧】